Lors d’une réunion ou d’une formation, lorsque l’on souhaite captiver son auditoire et faire passer un message, certains accessoires sont indispensables. Que l’on soit formateur nomade ou sédentaire, il faudra équiper votre salle de formation correctement ou vous déplacer avec une partie de votre matériel. Alors si vous débutez ou cherchez à améliorer votre efficacité, voici quelques conseils pour être préparé à toutes les situations.
Une technologie d’affichage efficace
Les supports visuels sont des éléments indispensables pour captiver l’attention et aider votre cible à mémoriser les informations importantes. Schéma, diagrammes, photos ou vidéos vous devez disposer d’un équipement efficace pour afficher les idées clés. Pour cela, plusieurs possibilités :
- Un téléviseur : L’avantage du téléviseur est qu’il est efficace quelles que soient les conditions et l’éclairage de votre pièce
- Un vidéoprojecteur : A l’inverse, le vidéoprojecteur exigera un maximum d’obscurité, bien que quelques modèles professionnels soient très lumineux. Les vidéoprojecteurs ont cependant l’avantage d’être plus facile à transporter, et de projeter de plus grandes images. Un atout non négligeable selon la taille de l’assemblée.
- Un pointeur laser : Vous pouvez accompagner l’utilisation de ces équipements par un pointeur laser pour vous aider à concentrer l’attention des personnes formées à des endroits précis de vos documents.
Une bonne source multimédia
Pour diffuser des images, il faut disposer d’une source. Quoi de plus pratique qu’un ordinateur portable ou une tablette pour le faire. L’ordinateur portable permet une double utilisation : travail au quotidien et présentation de vos documents lorsque c’est nécessaire. Il a aussi l’avantage d’être compatible avec tous les formats de documents ou de fichiers multimédias.
La tablette, quant à elle, se prête davantage aux actions simples mais elle vous permet d’être plus mobile et de pouvoir vous déplacer librement tout contrôlant facilement ce que vous affichez. Il faudra pour cela utiliser le wifi pour connecter votre tablette à votre téléviseur ou vidéoprojecteur. Des appareils comme un chromecast ou des systèmes de partage de contenus sans fil dédiés aux professionnels permettent de le faire aisément. Couplée à un pencil, comme on en trouve sur les iPad Pro, vous pourrez réaliser facilement et précisément des schémas qui seront immédiatement présentés à tout le monde.
De quoi dessiner des schémas
Comme nous l’avons évoqué précédemment, le pencil de l’iPad Pro est idéal pour réaliser des schémas et les montrer facilement à votre public. Des solutions plus simples comme un paperboard peuvent aussi convenir si vous êtes moins nombreux. A savoir que pour les salles de réunions ou de formations qui disposent de budgets importants, des paperboards numériques existent. Ils peuvent être connectés à Internet pour que des personnes puissent suivre à distance vos réalisations. Ils sont effaçables et permettent aussi d’enregistrer, à la manière d’une capture d’écran, tout ce que vous y aurez noté.
Pouvoir prendre des notes
Il ne faut pas oublier les basiques ! Le formateur ne fait pas que transmettre des informations, il doit aussi échanger avec son auditoire et la prise de note peut s’avérer utile. Vous pouvez avoir à noter tout élément important que vous évoquez lors de la formation, un sujet à approfondir, une coquille sur un slide. Pour ne rien oublier, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- La première, c’est le bon vieux cahier ! Pas pratique, pas numérique mais facile d’accès et il ne tombe pas en panne de batterie.
- Autre solution, pour les plus organisés, un logiciel dédié sur l’ordinateur, idéalement dans le cloud. Cela permet de prendre des notes, d’y avoir accès partout dans le monde et à partir de n’importe quel terminal, à condition que vous disposiez d’une connexion internet pour synchroniser le tout.
- Enfin pour les plus paresseux, un dictaphone vous permettra d’enregistrer toutes vos idées sans aucun effort.
Accéder au web
Les formateurs qui se déplacent souvent savent que toute salle de réunion ou de formation est bien souvent équipée d’une connexion Internet. Via le wifi ou un câble ethernet ils peuvent normalement accéder facilement au Web et présenter des fichiers hébergés dans le cloud, naviguer sur Internet ou envoyer des documents à vos interlocuteurs présents dans la salle. Toutefois les surprises et dysfonctionnement ou certaines incompatibilités peuvent arriver.
Quand on doit présenter une formation dans un lieu qu’on ne connaît pas, on ne souhaite pas perdre de temps avec des problèmes techniques. Ainsi, afin d’assurer votre autonomie et de ne pas dépendre de phénomènes extérieurs, vous pouvez compter sur vos propres moyens. Le partage de connexion de votre smartphone, ou encore mieux l’utilisation d’un clé 4G vous permettent d’utiliser votre propre accès Internet où que vous soyez. Vous pouvez préparer tous vos réglages à l’avance pour être sûrs de gagner encore plus de temps.
Stocker, échanger
Pour être encore plus prévoyant, gardez sur vous une clé usb ou un disque dur externe avec une sauvegarde de l’ensemble de vos documents utiles. En cas de dysfonctionnement de votre matériel, vous pourrez ainsi toujours emprunter un ordinateur sur place et y copier vos fichiers utiles pour vous dépanner. Le stockage externe, vous permet aussi de récupérer d’éventuels documents que vous pourrez échanger lors de vos formations.
Si la technologie est indispensable et a fait ses preuves depuis longtemps, elle n’est pas non plus sans faille. Pour rester à l’abri des problèmes techniques (connectique défectueuse, panne …) les méthodes plus anciennes restent efficaces. La modernité permet toutefois de s’ouvrir de nouvelles possibilités et il serait dommage de ne pas en profiter.
Vous lisez un billet de blog qui traite de : les accessoires & équipements indispensables pour les formateurs
